Catalografie in het nieuwe bibliotheeksysteem

In de loop van januari gaan de bibliotheken van Bree, Genk en Opglabbeek als eersten live met het Bibliotheeksysteem. In maart volgt het PBS Limburg.
In dit nieuwsitem zoomen we in op de gevolgen van de migratie naar het EBS voor de catalografie.

Migratie

Open Vlacc (met uitzondering van tracks en artikels) wordt volledig ingeladen in het Bibliotheeksysteem. Bij de migratie van een bibliotheek proberen we maximaal titels  uit het te migreren systeem te ‘matchen’ met Open Vlacc titels. Dat doen we op basis van sleutels bestaand uit identificerende nummers. Vinden we een Vlacc-titel waarvan we op basis van die sleutels kunnen vaststellen dat ze correspondeert met de lokale titel, dan verdwijnt die lokale titelbeschrijving. De exemplaren van de bib hangen we aan de Vlacc-titelbeschrijving. Lokale onderwerpen worden toegevoegd aan de EBS-titel. Vinden we geen Open Vlacc record, dan wordt er een nieuwe titel aangemaakt in het EBS.

Nieuwe titels

Dat voor wat betreft de migratie van titels. Maar wat met de invoer van nieuwe titels. Hoe gaat dat concreet in z’n werk?

Martine is catalograaf in de bibliotheek van Zonnedorp. Ze heeft een nieuw boek voor zich liggen. Voor ze aan de invoer begint, zoekt ze of er al een titel in Wise bestaat.

• Vindt ze een Open Vlacc titel, dan kan Martine eenvoudig haar exemplaren toevoegen.
• Vindt ze een niet-Vlacc-titel (uit een migratie van een PBS of nieuw aangemaakt in Wise), dan kan ze afhankelijk van de status van de titel en haar eigen autorisaties deze beschrijving nog aanvullen en er de eigen exemplaren aan koppelen.
• Is er nog geen titel, dan kan Martine zelf een nieuwe titel aanmaken. Dat gaat steeds in twee stappen. In een ‘minimaal’ scherm maakt ze een voorlopige titel aan met wat basisinformatie: titel, auteur, identificerende nummers,... In een tweede stap kan de titel desgewenst vervolledigd worden.

Screenshot is niet definitief

Het invoersjabloon voor de ‘voorlopige’ beschrijvingen is zo opgevat dat op het moment dat dezelfde titel in Vlacc wordt beschreven, en deze nieuwe Vlacc-beschrijving bij de dagelijkse imports in Wise binnenkomt, er gematcht kan worden met de voorlopige Wise-beschrijving. Alle sleutelvelden moeten dus zorgvuldig worden ingevoerd, zodat een nieuwe Vlaccbeschrijving een Wise beschrijving met een identiek ISBN/EAN, jaar van uitgave en titelsoort (‘Wise-taal’ voor ‘bibliografisch type’: monografie, onderdeelbeschrijving,....) kan ‘herkennen’, ermee kan matchen en de voorlopige beschrijving kan overschrijven.

Voorlopige versus volledige titels

De minimale beschrijving kan desgewenst meteen of later vervolledigd worden in een volgend scherm. Je kan hier classificatiecodes, impressum, secundaire auteurs, onderwerpen,... aanvullen.

Screenshot is niet definitief

Als catalograaf kan je beslissen om, ondanks het feit dat je voldoende rechten hebt om een volledige beschrijving te maken, toch te stoppen bij dit minimale scherm, omdat je ervan uitgaat dat Open Vlacc binnenkort een beschrijving zal invoeren, die dan je minimale beschrijving overschrijft.

EBS beschrijvingen oppikken in Open Vlacc

Omdat dat momenteel toch altijd een beetje een gok blijft, onderzoeken we in 2019 of we EBS-beschrijvingen actief kunnen ‘oppikken’ in Open Vlacc. De opzet is dat een Vlacc-catalograaf kan bekijken welke nieuwe beschrijvingen er zijn aangemaakt in het EBS, en of deze in Open Vlacc vervolledigd kunnen worden.

Onderhoud

De Vlacc-beschrijvingen in Wise kunnen niet door catalografen in het EBS aangepast worden. Het beheer ervan gebeurt door Cultuurconnect in het Open Vlacc-systeem. We voorzagen een nieuwe functionaliteit in Wise die het melden van problemen met een (Vlacc-)record eenvoudiger moet maken: een catalograaf uit een lokale bibliotheek kan eenvoudig vanuit een beschrijving in het Bibliotheeksysteem een ticket aanmaken op onze servicedesk.

De niet-Vlacc-beschrijvingen die bij de opeenvolgende migraties en door nieuwe invoer aan het Wise-titelbestand zijn toegevoegd, kunnen wel door medewerkers van de lokale bibliotheek worden aangepast als zij daarvoor voldoende rechten hebben.

Conclusie

We streven ernaar zoveel mogelijk titels bij de migratie te matchen met Open Vlacc, zodat we enerzijds waar mogelijk ‘dubbels’ vermijden in Wise en anderzijds zo veel mogelijk titels vanuit Open Vlacc beheren.

Bij de proefmigratie van Bree, Genk en Opglabbeek zijn we daar alvast aardig in geslaagd: respectievelijk 87%, 77% en 90% van de titels is gematcht met Open Vlacc.

Dat hoge matchingpercentage is te danken aan het vele werk dat deze bibliotheken hebben geleverd rond het toevoegen van identificerende nummers en ander onderhoudswerk op hun lokale beschrijvingen.

In de loop van de komende weken krijgen alle bibliotheken een document met richtlijnen voor dergelijk databankonderhoud dat ze nog kunnen uitvoeren ter voorbereiding van de migratie.

Vragen? Servicedesk@cultuurconnect.be