Titels Bibliotheeksysteem in Open Vlacc


Invoer in het bibliotheeksysteem 

Bibliotheken hebben in het bibliotheeksysteem de volledige Open Vlacc-titeldatabank ter beschikking om exemplaren aan te koppelen. Bovendien kunnen ze ook beschrijvingen gebruiken die al door een andere bibliotheek werden aangemaakt, of werken op basis van een kopie van een bestaande Vlacc-beschrijving. Zo halen we allemaal winst uit de samenwerking in één titelbestand.

Een uitgebreid artikel over de catalografie in het bibliotheeksysteem lees je hier.

Wanneer er geen beschrijving beschikbaar is, moet de bibliotheek er zelf één aanmaken. De bibliotheek kan hiervoor werken op basis van een kopie van een bestaande beschrijving, met aanpassing van de nodige velden (ISBN, jaar van uitgave, eventueel collatie, uitgever, vertaler, ….) of een minimale beschrijving aanmaken.


Het invulscherm voor een minimale titelbeschrijving in Wise

Deze beschrijving kan vervolgens door de bibliotheek verder verrijkt worden met de nodige inhoudsontsluiting en plaatsingssystemen (genres, trefwoorden, SISO, ZIZO), eventuele secundaire auteurs, oorspronkelijke titel etc.

Titelbeschrijvingen aangemaakt in het Bibliotheeksysteem die enkele dagen later worden beschreven in Open Vlacc, zullen via een automatisch proces van updates worden overschreven door de Vlacc-beschrijving.

Aanmelden van beschrijvingen in Open Vlacc

Sinds januari 2020 maken we wekelijks een export van alle titelbeschrijvingen die een maand ervoor zijn aangemaakt in het Bibliotheeksysteem, en nog niet door de gebruikelijke invoerprocessen van Open Vlacc zijn overschreven.

De catalografen van ons Bibliografisch Centrum bekijken welke titels uit deze export ze kunnen aanvullen. Om te kunnen aanvullen is het noodzakelijk dat een beschrijving een identificerend nummer en een jaar van uitgave heeft, zodat de nodige controles kunnen gebeuren. Handig is ook als de uitgever is ingevuld in het impressumveld.
Wanneer we niet voldoende informatie kunnen vinden, wordt de titel niet aangevuld. We willen de kwaliteit van Open Vlacc hoog houden en zorgen dat bibliotheken (bijna) blindelings mogen vertrouwen op de correctheid van onze titelbeschrijvingen.
Titels die op deze manier ingevoerd worden in Open Vlacc, worden de volgende dag overschreven in het Bibliotheeksysteem, zodat alle volgende bibliotheken die de beschrijving nodig hebben, beschikken over een kwalitatieve Open Vlacc-beschrijving, en alle bibliotheken die bezit koppelden aan de titel, een rijke beschrijving hebben voor hun publiekscatalogus. Op deze manier willen we de ontzorging van de sector op vlak van catalografie verderzetten. 


Titel ingevoerd in het bibliotheeksysteem op 30 april, ingevoerd in Open Vlacc op 23 mei.


Het hele proces van titelaanmelding bij Open Vlacc tot overschrijven van de lokaal aangemaakte beschrijving, verloopt automatisch. Bibliotheken hoeven dus niet titel per titel een aanvraag te doen, noch hun beschrijving gaan consolideren met een later ingevoerde Vlaccbeschrijving.

Cijfers 

Tussen januari en eind mei werden ongeveer 3000 beschrijvingen op deze manier “aangemeld” bij het Bibliografisch Centrum. Een kleine helft hiervan heeft het intussen tot Open Vlacc-record geschopt.

Scope

De export is beperkt tot boeken, strips en groteletterboeken die de afgelopen twee jaar zijn uitgegeven. Voor andere materialen zijn andere manieren van aanmelden en invoeren geschikter:

  • Wij vragen CDR om de cd’s aan te kopen en in te voeren, als je via onze servicedesk een aankooplink van de cd's doorstuurt, bijvoorbeeld van Bol.com. Meer info in ons servicedeskprotocol
  • Dvd's en games voeren we in op basis van een scan van de hoes en de schijf.
  • Voor de invoer van collecties die het best ingevoerd worden met het materiaal in de hand, en waarvan we inschatten dat de invoer relevant kan zijn voor meerdere bibs, kunnen we een catalograaf naar je bib sturen

We verwerken alleen titels waarvan we inschatten dat ze bruikbaar zijn voor meerdere bibliotheken. Al te lokale publicaties zijn dus niet in scope.

Vervolg

We zien dit proces als een opstapje naar het verder vraaggestuurd maken van onze centrale catalografie.